La normativa cosmetica europea richiede la notifica online di ogni prodotto cosmetico sul portale cosmetico europeo, il CPNP, prima del suo lancio sul mercato (Regolamento cosmetico (CE) n°1223/2009, articolo 13). Questa notifica in sé è piuttosto semplice, ma deve comunque essere preparata in anticipo.

Che cosa è il CPNP?

Il Cosmetic Product Notification Portal (CPNP) è il sistema di segnalazione online per il mercato di un prodotto cosmetico. È il luogo in cui sono centralizzati tutti i prodotti cosmetici sul mercato europeo e costituisce un database interno del CPNP della CE, pertanto non è accessibile al pubblico. Tuttavia, le autorità di vigilanza nazionali degli stati membri e i centri antiveleni possono accedere al CPNP (la prima per l'osservazione del mercato, la seconda per il trattamento medico).

La notifica di un prodotto cosmetico è obbligatoria prima del suo lancio sul mercato, ma non è un'autorizzazione all'immissione in commercio. Le informazioni inviate non sono convalidate dalla CE e la notifica corretta non significa che il prodotto sia conforme ai regolamenti sui cosmetici. Non appena il prodotto viene notificato, le informazioni sono immediatamente disponibili elettronicamente alle autorità di controllo dei paesi membri e ai centri antiveleni. Non è necessario notificare a livello nazionale, tranne in casi specifici (ad esempio la dichiarazione di stabilimenti di produzione in Francia).

Si consiglia di notificare un prodotto poco prima del suo lancio, ma non all'ultimo minuto.

Passaggi di notifica

Il Regolamento Cosmetico prevede due tipi di notificatori: la Persona Responsabile o i Distributori. Prima di iniziare a segnalare sul CPNP, è necessario stabilire chi sta segnalando. In entrambi i casi, è possibile delegare la notifica (ad esempio a un fornitore di servizi). Ma prima di ciò, è necessario richiedere l'accesso al CPNP, il che comporta diversi passaggi se è la prima volta e quindi deve essere anticipato (nella foto).
Link tutorial : https://webgate.ec.europa.eu/cpnp/public/tutorial.cfm


La creazione di un account di accesso UE è il primo passo, tramite l'interfaccia ECAS. Una volta creato l'account, l'accesso al CPNP deve essere richiesto e creato tramite l'interfaccia SAAS. Una volta creato l'account, l'accesso al CPNP deve essere richiesto e creato tramite l'interfaccia SAAS. Questa è un'opportunità per creare l'account dell'azienda se non esiste, che includerà l'elenco dei prodotti cosmetici notificati e in fase di notifica. È anche possibile unirsi a un account esistente tramite un elenco. Anche se la notifica è delegata, l'azienda che immette i prodotti sul mercato deve creare un account sul CPNP e gestire l'accesso a tale account. Poiché gli identificatori sono personali, fai attenzione a non rimanere bloccato se l'amministratore dell'account lascia l'azienda senza fornire le credenziali di accesso! Una volta convalidato l'accesso al CPNP, la notifica può iniziare.

Link di accesso: https://webgate.ec.europa.eu/cpnp/public/ecas-create.cfm
Link di accesso CPNP: https://webgate.ec.europa.eu/cpnp/public/saas-start.cfm

I passaggi per accedere al CPNP al primo accesso.
 

Se il prodotto da notificare contiene nanomateriali, talvolta è necessario notificarlo in anticipo, quindi è necessario tenerne conto.
Il caso dei nanomateriali

Quando il prodotto cosmetico contiene nanomateriali, deve essere notificato sul portale CPNP almeno 6 mesi prima del rilascio. Questa disposizione si applica ai nanomateriali non inclusi nelle Appendici IV (colori), V (conservativo) o VI (filtri UV). Devono essere fornite le seguenti informazioni:
-    L'identificazione del nanomateriale (incluso il suo nome IUPAC)
-    Le sue specifiche
-    Una stima della quantità di questo nanomateriale immesso sul mercato ogni anno nei prodotti cosmetici
-    Il profilo tossicologico del nanomateriale
-    I suoi dati di sicurezza
-    Le sue condizioni di esposizione ragionevolmente prevedibili

Questo periodo di 6 mesi consente alla Commissione europea di richiedere un parere al SCSC sulla sicurezza del nanomateriale in caso di dubbi.

Come effettuare la notifica sul CPNP?

La notifica del prodotto cosmetico da parte del Responsabile (o del suo delegato) richiede le seguenti informazioni:
  • La categoria del prodotto (coerente con la sua funzione primaria)
  • Il nome del prodotto: deve essere sufficientemente preciso da consentire alle autorità di controllo o ai centri antiveleni di trovarlo specificamente. Deve assumere la forma di Marchio/Linea/nome specifico, inclusa la sua funzione. Se questo nome viene tradotto per la commercializzazione in uno o più altri stati membri, queste traduzioni devono essere aggiunte
  • Il nome e l'indirizzo della Persona Responsabile
  • Le informazioni di contatto di almeno una persona da contattare se necessario
  • Il paese di origine se il prodotto è importato
  • Sostanze CMR (1A e 1B)
  • Nanomateriali: identificazione ed esposizione ragionevolmente prevedibili
  • La formula (vedere riquadro informativo)
  • L'etichettatura originale e un'immagine della confezione originale

La notifica corrente può essere registrata come bozza e completata in un secondo momento.
Come dichiarare la formula del prodotto?

La formula del prodotto può essere presentata in diverse forme:
- Formulazione frame: ne sono disponibili 140. A seconda della categoria del prodotto, il portale ne suggerisce un elenco. Attenzione, la notifica con formulazione frame può essere scelta solo se la formula rientra perfettamente negli intervalli di concentrazione. Per alcuni ingredienti, come etanolo o oli essenziali, possono essere richiesti dettagli aggiuntivi
- Concentrazioni esatte
- Gli intervalli di concentrazione. In questo caso, possono essere richiesti anche dettagli aggiuntivi.

Talvolta un distributore deve notificare un prodotto cosmetico quando è disponibile in un altro Stato membro e traduce uno o più elementi dell'etichetta di propria iniziativa. Deve quindi inviare sul portale CPNP:
  • Il nome del prodotto nello Stato membro di origine
  • Il nome del prodotto nello Stato membro in cui è immesso sul mercato
  • Lo Stato membro interessato
  • Il nome e l'indirizzo del distributore
  • Il nome e l'indirizzo della Persona Responsabile

Ricorda che la notifica deve essere registrata prima che il prodotto venga immesso sul mercato. Può essere modificata in seguito, poiché potrebbero essere necessari aggiornamenti.

Dopo la notifica

Il prodotto viene notificato, immesso sul mercato, ma non è la fine dell'utilizzo del CPNP! La notifica deve essere aggiornata in determinate circostanze. Ad esempio, quando la formula non corrisponde più alla formula di base originale o se la quantità di un ingrediente viene modificata in modo significativo, cambia l'intervallo di concentrazione, se un ingrediente nocivo viene aggiunto o rimosso dalla formula.
Oltre alle modifiche della formula, la notifica viene aggiornata in caso di:
  • Modifica del nome del prodotto
  • Lancio sul mercato in un altro Stato membro
  • Nuova lingua sull'etichetta o nome aggiuntivo
  • Cambio della persona responsabile o dei suoi dati di contatto.

Inoltre, fai attenzione a mantenere aggiornati i dettagli di contatto della persona di contatto. Quando il prodotto non è più fabbricato, una casella di controllo specifica può avvisare gli utenti del CPNP.

Conclusione

La notifica di un prodotto cosmetico sul portale elettronico CPNP non è la fase più complicata dello sviluppo del prodotto, ma deve comunque essere preparata. Nei primi tempi, fallo in anticipo e prepara le bozze. L'uso di software di formulazione cosmetica può facilitare la gestione della formula specifica e degli ingredienti specifici.