Wie können Sie die regulatorische Konformität von Kosmetikprodukten in der Entwicklung zuverlässig und automatisch verwalten?

Die Sicherstellung der regulatorischen Konformität von Produkten ist eine der größten Herausforderungen, mit denen die Kosmetikindustrie konfrontiert ist, insbesondere in diesem Zeitalter der Globalisierung, in dem Marken Produkte mit internationaler Handelsreichweite entwickeln. Darüber hinaus erfordert die Notwendigkeit einer größeren Reaktionsfähigkeit in einem sich schnell verändernden und hochkompetitiven Markt eine neue Ebene der Komplexität im gesamten Prozess. Fachleute im Bereich der regulatorischen Angelegenheiten stehen daher vor komplexen Aufgaben und suchen kontinuierlich nach Wegen, das Management der regulatorischen Konformität von Produkten in der Entwicklung zu optimieren. Angesichts dieser Realität: Welche Herausforderungen stehen den regulatorischen Angelegenheiten bevor, und welche Ansätze können in diesem Kontext zur Verbesserung ihrer Wirksamkeit angenommen werden?

Die Herausforderungen der regulatorischen Konformität in der Kosmetikbranche

Die Komplexität der regulatorischen Konformität in der Kosmetikindustrie
Die Globalisierung hat dazu geführt, dass Hersteller ihre Produkte international vermarkten, was die Notwendigkeit mit sich bringt, eine Vielzahl von regulatorischen Anforderungen und Einschränkungen zu verwalten, die für jedes Verkaufsland (und sogar jede Region) spezifisch sind.
Weltweit agierende Marken sehen sich oft gezwungen, eine Vielzahl von Produktvarianten, unterschiedliche Verpackungsoptionen und verschiedene Werbeaussagen zu entwickeln, um die spezifischen regulatorischen Anforderungen zu erfüllen. Das Management und die Nachverfolgung all dieser Informationen können die Bemühungen eines Teams, ein Produkt schnell in mehreren Märkten einzuführen, erschweren. Dieses komplexe Szenario stellt eine erhebliche Herausforderung für die Einhaltung der Vorschriften dar und erhöht die Komplexität bei der Verwaltung von Produktregistrierungen und Registrierungsdossiers.
Die Überprüfung der regulatorischen Konformität wird zu einer äußerst mühsamen Aufgabe, die fundierte Expertise in der Interpretation komplexer Richtlinien, Verordnungen und Gesetze erfordert. Die Branche steht auch vor Herausforderungen im Bereich der Nachweisführung von Produktansprüchen. Es ist außerdem wichtig zu beachten, dass den regulatorischen Teams häufig IT-Lösungen fehlen, die auf ihre spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten sind. Es ist unerlässlich, diese Teams dabei zu unterstützen, Fristen einzuhalten, die Konformität zu wahren und sich an regulatorische Änderungen und Standards anzupassen.

Die Bedeutung der regulatorischen Überwachung

Neue Vorschriften und Änderungen bestehender Regelungen werden ständig in Ländern auf der ganzen Welt eingeführt. Jede neue Vorschrift kann die Formulierung eines Produkts beeinflussen, und jede Änderung, egal wie klein, kann schnell zeitaufwendig und kostspielig werden. Die Nichteinhaltung der Vorschriften setzt Unternehmen finanziellen Strafen aus und gefährdet sogar ihren Ruf in der Öffentlichkeit.
Darüber hinaus müssen Experten für regulatorische Angelegenheiten auch Informationsaktualisierungen von Rohstoff- und Verpackungslieferanten sowie von CROs, CMOs oder externen Zertifizierungsstellen verwalten. Diese Informationen können ebenfalls die Produktkonformität beeinflussen.
Ein integriertes Informationssystem in Kombination mit regulatorischer Überwachung ist daher unerlässlich, um Unternehmen zu ermöglichen, sich effektiv im komplexen Umfeld globaler Vorschriften zurechtzufinden und schnell auf Änderungen in den Vorschriften (wie z. B. Grenzwerte für Substanzen und Allergene) zu reagieren.

Strategien zur Steigerung der Effizienz der regulatorischen Angelegenheiten in der Kosmetikindustrie

Umsetzung von Datenübersicht und Rückverfolgbarkeit über den gesamten Produktlebenszyklus

Regulatorische Angelegenheiten benötigen während des gesamten langen Prozesses, von den Rohstofflieferanten über die Herstellung bis hin zur Produktkonformitätsregistrierung und der Überwachung nach der Markteinführung, genaue Informationen. Das Sammeln der richtigen Informationen, am richtigen Ort und zur richtigen Zeit, ist für die Teams in der Regel eine Herausforderung. Dies umfasst:

• Verwendung standardisierter Vorlagen, um Daten effizient von Lieferanten und internen Abteilungen zu sammeln.
• Sicherung und Überprüfung der Informationen.
• Effiziente Datenverarbeitung, die an die spezifischen Gegebenheiten jedes Landes angepasst werden muss.
• Minimierung von Fehlern und Optimierung der Erstellung von regulatorischen Dokumenten durch Automatisierung von Aufgaben mit vordefinierten Vorlagen und einem organisierten System.

E-Mail, gemeinsame Laufwerke und Tabellenkalkulationen werden weiterhin häufig verwendet, um sensible regulatorische Daten und Dokumente auszutauschen. Diese Praktiken sind jedoch wenig transparent und bergen potenzielle Risiken von Fehlern und Informationsverlust. Kosmetikunternehmen sollten ernsthaft die Einführung einer zentralen Datenmanagement-Software in Betracht ziehen, um die Betriebseffizienz zu verbessern.
Die Nutzung einer einzigen Plattform, auf der alle Informationen stets aktuell und für relevante Nutzer jederzeit zugänglich sind, ist entscheidend. Dies wird das Management der Produktinformationen optimieren und den Teams die Sichtbarkeit geben, die sie benötigen, um flexibel und proaktiv über den gesamten Produktlebenszyklus hinweg zusammenzuarbeiten, insbesondere im Kontext der regulatorischen Angelegenheiten.

Stärkung der Netzwerk-Zusammenarbeit

Etablierte globale Marken werden durch lange Produktentwicklungszeiten behindert, wobei die Markteinführungen zwischen 12 Monaten und drei Jahren dauern. Der Produktlebenszyklus, von der ursprünglichen Gestaltung über das Prototyping bis hin zur Lieferung der Verpackung, erfordert zahlreiche Kooperationen zwischen mehreren Abteilungen und externen Partnern (Lieferanten für Rohstoffe, Verpackungen, Grafiken usw.).

Darüber hinaus ist es oft erforderlich, Experten bereits in den frühesten Phasen des Projekts einzubeziehen, um effektiv auf wichtige regulatorische Anliegen wie Sicherheit und Nachhaltigkeit reagieren zu können. Dieses komplexe Engagement der Stakeholder umfasst Hunderte von Prozessen und Interaktionen, was das Sammeln und Teilen von Informationen erschwert.

Deshalb ist es entscheidend, die Netzwerk-Zusammenarbeit zwischen all diesen Akteuren zu verbessern, um den Austausch zu erleichtern, effizienter und sicherer zu gestalten und die Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten. Dies wird Zeit, Geld und Energie sparen.

Schaffung von Transparenz, Zuverlässigkeit und Datenintegration

Die Verbraucher haben heute Vertrauen in die Sicherheit von Kosmetikprodukten. Doch dieses Vertrauen aufzubauen, ist mehr als nur eine Frage der regulatorischen Genehmigung. Sowohl Verbraucher als auch Regulierungsbehörden erhöhen ihre Erwartungen an die Transparenz. Angesichts der Vielzahl von Substanzen, die von Verbrauchern und Regulierungsbehörden genau beobachtet werden, stellen sich Fragen zur Einhaltung von Aspekten wie endokrinen Disruptoren, Nanomaterialien, Mikroplastik, ökologischer Fußabdruck und nachhaltigen Praktiken über den gesamten Lebenszyklus hinweg. Dies zwingt Unternehmen dazu, zu überdenken, wie sie regulatorische Daten und Produktinformationen verwalten.

Vorteile von Software zur regulatorischen Konformität

Es ist an der Zeit, eine moderne Lösung für das regulatorische Management anstelle manueller Systeme zu implementieren. Traditionelle Werkzeuge wie Tabellenkalkulationen, die seit Jahrzehnten in den Abteilungen für regulatorische Angelegenheiten verwendet werden, können die regulatorische Konformität nicht mehr effizient und genau verwalten. Durch die Investition in Tools zur regulatorischen Konformität zur Verwaltung Ihrer Prozesse und Daten können Sie:

• Ihre Abläufe optimieren
• Die Zusammenarbeit zwischen internen Abteilungen und externen Partnern erleichtern, um die Erstellung relevanter Inhalte durch sichere, nachvollziehbare digitale Prozesse zu fördern
• Die Inhaltsanforderungen jeder Region verfolgen und schnell die neuesten Versionen identifizieren, die von jedem Team erstellt wurden
• Den Fortschritt von Projekten und Produkten in Echtzeit über ein globales Dashboard abrufen

Mit Software zur regulatorischen Konformität verabschieden Sie sich von den mühsamen Stunden, die Sie mit dem Durchforsten von E-Mail-Postfächern, Excel-Tabellen und Stapeln von Papierunterlagen verbringen – und das alles, während Sie sicherstellen, dass Sie die aktuellste Version haben. Stattdessen haben Sie und Ihre Teams Zugang zu einer gemeinsamen Plattform, um regulatorische, anspruchsvolle und Qualitätsprozesse sowie Inhalte zu überwachen. Alle erforderlichen Informationen werden automatisch überwacht und stehen jederzeit zur Verfügung. Sie werden Ihre Markteinführungszeit erheblich verkürzen und gleichzeitig eine optimale regulatorische Konformität sicherstellen.