Come puoi gestire in modo affidabile e automatico la conformità normativa dei prodotti cosmetici in fase di sviluppo?
Garantire la conformità normativa dei prodotti è una delle sfide più grandi che affronta l'industria cosmetica, specialmente in quest'era di globalizzazione in cui i marchi sviluppano prodotti con portata commerciale internazionale. Inoltre, la necessità di una maggiore reattività in un mercato in rapida evoluzione e altamente competitivo aggiunge un nuovo livello di complessità all'intero processo. I professionisti degli affari regolatori si trovano quindi ad affrontare compiti complessi e hanno continuamente cercato di ottimizzare la gestione della conformità normativa dei prodotti in fase di sviluppo. Alla luce di questa realtà, quali sono le sfide che affrontano gli affari regolatori e quali approcci possono essere adottati per migliorare la loro efficacia in questo contesto?
Le sfide della conformità normativa nei cosmetici
La complessità della conformità normativa nell'industria cosmetica
La globalizzazione ha portato i produttori a commercializzare i propri prodotti a livello internazionale, con la conseguente necessità di gestire una varietà di requisiti normativi e restrizioni specifiche per ogni paese di commercializzazione (e anche all'interno di ciascuna regione).
I marchi globali si trovano spesso a dover lanciare una moltitudine di varianti di prodotto, diverse opzioni di imballaggio e varie dichiarazioni per conformarsi a requisiti normativi specifici. La gestione e il monitoraggio di tutte queste informazioni possono complicare gli sforzi di un team per introdurre rapidamente un prodotto in più mercati. Questo scenario intricato rappresenta una sfida significativa per la conformità normativa, aggiungendo complessità alla gestione delle registrazioni di prodotto e dei dossier di registrazione.
La verifica della conformità normativa diventa un compito estremamente arduo, richiedendo un'esperienza approfondita nell'interpretazione di direttive, sentenze e legislazioni complesse. Il settore presenta anche sfide nell'area della giustificazione delle dichiarazioni sui prodotti. È importante notare che i team normativi spesso mancano di soluzioni IT personalizzate per soddisfare esigenze specifiche. È essenziale aiutare questi team a rispettare le scadenze, mantenere la conformità e adattarsi ai cambiamenti e agli standard normativi.
Importanza della sorveglianza normativa
Nuove normative e miglioramenti a quelle esistenti vengono costantemente introdotti in tutto il mondo. Ogni nuova regolamentazione ha il potenziale di influenzare la formulazione di un prodotto e qualsiasi cambiamento, anche se minimo, può rapidamente diventare dispendioso in termini di tempo e costi. La non conformità alle normative espone le aziende a sanzioni finanziarie e può addirittura compromettere la loro reputazione agli occhi del pubblico.
D'altra parte, gli esperti di affari normativi devono anche gestire gli aggiornamenti informativi dai fornitori di materie prime e imballaggi, così come da CRO, CMO o enti di certificazione di terzi. Queste informazioni possono anche influenzare la conformità del prodotto.
Un sistema informativo integrato, combinato con la sorveglianza normativa, è quindi essenziale per consentire alle aziende di navigare efficacemente nel complesso panorama delle normative globali e rispondere rapidamente a eventuali cambiamenti nelle normative (come quelle sui limiti di sostanze e allergeni).
Strategie per aumentare l'efficienza degli affari normativi nell'industria cosmetica
Implementazione della visibilità e della tracciabilità dei dati lungo tutto il ciclo di vita del prodotto
Le questioni normative necessitano di informazioni accurate lungo il lungo percorso, dai fornitori di materie prime attraverso la produzione fino alla registrazione della conformità del prodotto e al monitoraggio post-consumo. Raccogliere le informazioni giuste, nel posto giusto e al momento giusto è solitamente una sfida per i team. Questo include:
- Utilizzare modelli standardizzati per raccogliere dati in modo efficiente dai fornitori e dai dipartimenti interni.
- Sicurezza e verifica delle informazioni.
- Elaborazione efficiente dei dati, che deve essere adattata alle caratteristiche specifiche di ciascun paese.
- Minimizzare gli errori e ottimizzare la generazione di documenti normativi automatizzando le attività utilizzando modelli predefiniti e un sistema organizzato.
Le email, i drive condivisi e i fogli di calcolo sono ancora ampiamente utilizzati per condividere dati e documenti normativi sensibili. Tuttavia, queste pratiche mancano di trasparenza e espongono a potenziali rischi di errori e perdita di informazioni. Le aziende cosmetiche dovrebbero seriamente considerare l'uso di software di gestione dei dati centralizzati per migliorare l'efficienza operativa.
L'uso di un'unica piattaforma in cui tutte le informazioni siano aggiornate e accessibili agli utenti rilevanti in qualsiasi momento è essenziale. Questo ottimizzerà la gestione delle informazioni sui prodotti e darà ai team la visibilità necessaria per collaborare in modo flessibile e proattivo durante l'intero ciclo di vita del prodotto, specialmente nel contesto degli affari normativi.
Rafforzare la collaborazione in rete
I marchi globali consolidati sono ostacolati da tempi lunghi di sviluppo dei prodotti, con lanci che richiedono da 12 mesi a tre anni. Il ciclo di vita del prodotto, dalla progettazione iniziale alla prototipazione fino alla consegna dell'imballaggio, richiede numerose collaborazioni tra più dipartimenti e partner esterni (fornitori di materie prime, imballaggi, opere d'arte, ecc.).
Inoltre, è spesso necessario coinvolgere esperti fin dalle fasi iniziali del progetto per rispondere efficacemente alle principali preoccupazioni normative, come la sicurezza e la sostenibilità. Questo complesso coinvolgimento delle parti interessate comporta centinaia di processi e interazioni, rendendo difficile raccogliere e condividere informazioni.
Per questo motivo, è fondamentale migliorare la collaborazione in rete tra tutti questi attori per facilitare lo scambio, renderlo più efficiente e sicuro e garantire la tracciabilità. Questo farà risparmiare tempo, denaro ed energia.
Stabilire trasparenza, affidabilità e integrazione dei dati
I consumatori di oggi hanno fiducia nella sicurezza dei prodotti cosmetici. Ma costruire questa fiducia va oltre l'approvazione normativa. Sia i consumatori che i regolatori stanno aumentando le loro aspettative in materia di trasparenza. Con la moltitudine di sostanze sottoposte a scrutinio da parte di consumatori e regolatori, sorgono domande sulla conformità a elementi come gli interferenti endocrini, i nanomateriali, le microplastiche, l'impronta ambientale e le pratiche sostenibili durante l'intero ciclo di vita. Questo costringe le aziende a ripensare a come gestiscono i dati normativi e le informazioni sui prodotti.
Vantaggi del software per la conformità normativa
È tempo di adottare una soluzione moderna di gestione della conformità normativa al posto dei sistemi manuali. Gli strumenti tradizionali, come i fogli di calcolo, utilizzati nei dipartimenti di affari normativi per decenni, non sono più in grado di gestire la conformità normativa in modo efficiente e accurato. Investendo in strumenti di conformità normativa per gestire i vostri processi e dati, potete:
- Ottimizzare le vostre operazioni
- Facilitare la collaborazione tra i dipartimenti interni e i partner esterni per incoraggiare la creazione di contenuti pertinenti attraverso processi digitali sicuri e auditabili
- Monitorare i requisiti di contenuto di ciascuna regione. Identificare rapidamente le versioni più recenti prodotte da ciascun team.
- Accedere ai progressi di progetto e prodotto in tempo reale tramite un cruscotto globale.
Con il software di conformità normativa, dici addio alle ore noiose trascorse a ordinare le caselle di posta elettronica, i fogli Excel e le pile di documenti cartacei, mentre ti assicuri di avere sempre l'ultima versione aggiornata. Invece, tu e i tuoi team avrete accesso a una piattaforma condivisa per supervisionare i processi e i contenuti normativi, delle dichiarazioni e della qualità. Tutte le informazioni necessarie saranno monitorate automaticamente e prontamente disponibili. Ridurrai notevolmente il tuo tempo di immissione sul mercato, garantendo al contempo una conformità normativa ottimale.
